1. Pengertian
himpunan data
Data adalah gambaran atau keterangan tentang ada atau
keadaan tertentu. Layanan Himpunan Data adalah upaya Konselor untuk menghimpun,
digolongkan dan dikemas dalam betuk tertentu.
Himpunan data mencakup semua usaha untuk memperoleh data
tentang siswa, menganalisis dan menafsirkan data, serta menyimpan data itu.
(Winkel, 2005:253 ). Prayitno, dkk (1997) menyatakan, bahwa salah satu di
antara tugas guru pembimbing adalah melaksanakan segenap program kegiatan
pendukung, sedangkan himpunan data merupakan bagian dari kegiatan
pendukung. Kegiatan penyelenggaraan himpunan data
menurut Prayitno ( 2004:18 ) meliputi perencanaan, pelaksanaan , evaluasi
dan laporan.
Himpunan data adalah kegiatan untuk menghimpun seluruh data
dan keterangan yang relevan dengan keperluan pengembangan peserta didik.
Himpunan data diselenggarakan secara berkelanjutan, sistematik, komprehensif,
terpadu dan sifatnya tertutup.
Jadi himpunan data merupakan kegiatan pendukung dalam
kegiatan bimbingan konseling yang meliputi perencanaan, pelaksanaan ,
evaluasi dan laporan.
2. Tujuan
penggunaan himpunan data
a. Umum
Menyediakan data dalam kualitas yang baik dan lengkap
untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan konseling sesuai dengan kebutuhan
sasaran layanan.
b. Khusus
Didominasi oleh fungsi pemahaman terhadap individu yang
datanya dihimpun. Ini akan mewujudkan fungsi pencegahan dan dapat
pula fungsi pengentasan terhadap masalah individu. Lebih jauh, himpunan data
ini dapat dijadikan bahan dalam melaksanakan fungsi pengembangan
dan pemeliharaan dan dapat juga digunakan dalam melindungi hak-hak
individu yang sedang mengalami masalah HAM.
3. Komponen himpunan
data
a. Jenis data
Penyelenggaraan himpunan data atau biasa disebut HD
menyangkut 3 komponen pokok, yaitu :
1. Jenis Data
Pada dasarnya jenis data yang terhimpun di dalam HD tidak
dibatasi. Oleh karena itu, jenisnya bermacam-macam sesuai dengan proyeksi
variasi kebutuhan mereka yang dilayani melalui program pelayanan konseling.
Dari sekian banyak data yang volume dan jenis dapat berkembang dikenal
tiga pengelompokan data, yaitu :
a. Data Pribadi
Semua data yang bersangkut paut dengan pribadi seseorang
disebut data pribadi, meliputi :
1) Identitas pribadi : nama, gelar, tempat
dan tanggal lahir, alamat, kewarganegaraan, agama
2) Kondisi fisik dan kesehatan
3) Potensi diri : kemampuan dasar, bakat,
minat dan kecenderungan pribadi, cita-cita
4) Hasil karya
5) Status dan kondisi keluarga
6) Status dan kondisi pekerjaan atau karir
7) Kondisi kehidupan sehari-hari dan
permasalahannya
Muatan data pribadi diatas ada yang bersifat statis
(yaitu kenyataan atau kondisi yang relative tidak berubah) dan yang bersifat
dinamis (yaitu kenyataan atau kondisi yang mudah berubah0. sifat data yang
statis dan dinamis itu sangat mempengaruhi dinamika penyelenggaraan dan
pengembangan HD. Data statis teru-menerus tetap dipertahankan, sedangkan data
dinamis harus selalu disesuaikan dengan kondisi aktualnya.
b. Data Kelompok
Data kelompok, yaitu data yang mengenai sekelompok individu
(dalam jumlah yang terbatas). Data ini menyangkut misalnya, hubungan
sosial antar individu dalam kelompok, kondisi kebersamaan dan kerjasama mereka,
hasil perhitungan statistik tentang diri mereka. Dari data kelompok, mungkin
ada yang dapat dipetik sebagai data pribadi dan pindahkan ke kelompok data
pribadi. Sebaliknya data pribadi yang sejalan dapat dikelompokkan dan
diletakkan pada bagian data kelompok.
c. Data Umum
Data umum, yaitu data yang tidak mengenai diri
seseorang dan tidak pula berkenaan dengan kelompok (terbatas) individu
tertentu. Data umum berasal dari luar diri pribadi atau kelompok. Data ini
berbicara tentang hal-hal yang bersifat umum, mengenai fakta atau keterangan
tentang hal-hal yang bersifat umum, mengenai fakta atau keterangan tentang apa
saja yang dapat diakses oleh siapa saja. Data umum ini dapat berbentuk buku,
kumpulan leaflet, informasi karir dan pendidikan, data tentang lingkungan yang
lebih luas. Bahan-bahan ensiklopedia, pedoman dan panduan umum atau
khusus, sumber informasi dan latihan dan sebagainya.
2. Bentuk
himpunan data
Semua data yang terhimpun di dalam HD berupa rekaman:
tulisan, angka, gambar pada lembaran kertas, slide, film serta
rekaman audio dan video. Semua rekaman itu dapat terhimpun secara
menyeluruh dalam bentuk :
1) Buku data
pribadi
2) Himpunan
lembaran dengan format khusus
3) Kumpulan
data kelompok dan laporan kegiatan
4) Program
computer
5) Kumpulan
data umum
3. Penyelenggara
himpunan data
Konselor sebagai penyelenggara Himpunan data memiliki
fungsi:
1) Menghimpun
data
Konselor menghimpun semua jenis data dari berbagai sumber :
a) Data
pribadi, terutama dari individu-individu yang menjadi tanggungjawab Konselor
dalam pelayanan konseling. Dalam hal ini seluruh spektrum data pribadi pokok
perlu dikumpulkan.
b) Data
kelompok, terutama dari kelompok-kelompok individu yang menjadi tanggungjawab
Konselor dalam pelayanan konseling. Dalam hal ini data hubungan sosial dan data
dalam format-format statistic perlu dikumpulkan.
c) Data
umum, terutama dari berbagai sumber yang secara prospektif perlu diakses oleh
individu yang menjadi tanggungjawab Konselor dalam layanan konseling. Dalam hal
ini data berkenaan dengan pengembangan wawasan, ilmu pengetahuan, aspirasi dan
sikap, serta pengubahan tingkahlaku perlu dikumpulkan.
Pengumpulan berbagai data tersebut di atas dilakukan melalui
kegiatan AI (aplikasi instrumentasi) baik langsung oleh Konselor sendiri atau
melalui kerjasama dengan pihak-pihak lain. Data yang diperoleh kemudian
dihimpun dalam bentuk-bentuk yang sesuai.
Baca Juga : Aplikasi Instrumentasi P1
2) Mengembangkan
data
Data yang terhimpun dalam HD bersifat 5L : langsung, luas,
lugas, luwes dan lancar
3) Menggunakan
data
Adalah mubadzir, membuang-buang waktu, tenaga, biaya dan
fasilitas lainnya apabila HD diadakan, tetapi tidak digunakan. Isi HD merupakan
kekayaan yang amat berguna untuk menyukseskan pelayanan konseling. Kegunaan itu
terutama dalam:
a) Perencanaan Pelayanan
Menetapkan klien atau peserta layanan, mengarahkan isi pokok
layanan, mengarahkan jenis dan format layanan dan kegiatan pendukung layanan.
b) Isi Layanan
Ketika layanan berlangsung data dari HD dapat dibuka dan
dimanfaatkan dan data dari HD dapat memberikan pertimbangan ataupun arah untuk
pelaksanaan tindak lanjut layanan yang telah dilaksanakan.
c) Laporan Kegiatan Layanan
Pelayanan konseling yang komprehensif dan berkelanjutan dapat
memanfaatkan berbagai kegiatan layanan yang pernah dilakukan terhadap individu
tertentu atau kelompok-kalompok individu yang laporan kegiatannya terdapat
dalam HD.
4. Operasionalisasi
Penyelengaraan Himpunan Data
Menurut (Prayitno, 2004:18 ) operasionalisasi kegiatan
himpunan data meliputi
1) Perencanaan
Menetapkan jenis dan klasifikasi data serta
sumber-sumbernya, menetapkan bentuk himpunan data, menetapkan dan manata
fasilitas, menetapkan mekanisme pengisian, pemeliharaan dan penggunaan serta
menyiapkan kelengkapan administrative.
2) Pelaksanaan
Memetik dan memasukkan ke dalam himpunan data sesuai dengan
klasifikasi ,memanfaatkan data,memelihara dan mengembangkan himpunan data.
3) Evaluasi
dan Analisis
Mengkaji evisiensi sistematika dan penggunaan
fasilitas yang digunakan, memerikasa kelengkapan, keakuratan, keaktualan
dan kemanfaatan himpuana data, serta melaksanakan analisis terhadap hasil
evaluasi berkenaan dengan kelengkapan, keakuratan, keaktualan, kemanfaatan dan
efisiensi penyelenggaraannya.
4) Laporan,
mencakup kegiatan:
Menyusun laporan kegiatan himpunan data, menyampaikan
laporan kepada pihak terkait dan mendokumentasikan laporan
5) Hambatan
Hambatan-hambatan dalam penyelenggaraan kegiatan himpunan data
dapat dibagi menjadi dua yaitu hambatan yang berasal dari konselor sekolah
(hambatan internal) dan hambatan yang berasal selain dari konselor (hambatan
eksternal).
a. Hambatan
Internal
1) Konselor
yang bukan berasal dari jurusan BK
2) Kurangnya
kompetensi yang dimiliki oleh konselor
3) Kurangnya profesionalitas
konselor
4) Kurangnya
waktu yang dimiliki konselor untuk menyelenggarakan kegiatan himpunan data
5) Kurangnya
materi yang dimiliki konselor untuk menyelenggarakan kegiatan himpunan data.
b. Hambatan
Eksternal
1) Kurangnya penggunaan
teknologi dalam penyelenggaraan himpunan data.
2) Kurangnya
dokumentasi laporan yang dilakukan oleh konselor
3) Sarana dan
prasarana yang kurang mendukung.
Baca Juga :
Makalah Konseling dan Perkawinan, Sejarah Singkat dan Pengertian Konseling Perkawinan
5. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penyelenggaraan himpunan data dan pemanfaatannya secara
optimal
a. Materi
himpunan data yang baik (akurat dan lengkap) sangat berguna untuk memberikan
gambaran yang tepat tentang individu.
b. Data
tentang individu bersifat dinamis. Data lama yang sudah tidak ada
sangkut-pautnya lagi dengan kepentingan perkembangan kehidupan individu tak
perlu dipertahankan lagi. Karena kumpulan data itu diadakan untuk
kepentingan individu yang bersangkutan, bukan kepentingan orang lain. Data yang
dikumpulkan itu hendaknya mampu mendukung program-program pengembangan dan
pencapaian tujuan-tujuan individu yang bersangkutan.
c. Data
yang terkumpul disusun dalam format yang teratur dan rapi, sehingga memudahkan
pemasukan data baru dan penanggalan data lama, serta memudahkan pengambilan
data tertentu untuk dipergunakan dan pengembaliannya.
d. Data dalam
himpunan itu pada dasarnya bersifat rahasia. Konselor wajib menyimpan dan
memelihara segenap data itu sehingga kerahasiaan yang ada di dalamnya
benar-benar terjamin.
e. Kegiatan
yang menyangkut himpunan hanyalah sebagai penunjang. Untuk itu diharapkan agar
kegiatan penunjang itu tidak mengalahkan penyelenggaraan tugas utama konselor.
6. Pendekatan
dan Teknik Himpunan data
a. Aplikasi instrumentasi
b. Penyusunan dan penyimpanan data
c. Penggunaan perangkat computer
d. Tenaga administrasi